REGULAMIN PLATFORMY ZAKUPOWEJ

(dalej: „Regulamin”)

 

§ 1

Definicje

Pojęcia użyte w Regulaminie mają następujące znaczenie:

1. Usługa – usługa świadczona drogą elektroniczną polegająca na udostępnieniu przez Administratora Platformy Zakupowej Dostawcy funkcjonalności Platformy Zakupowej, pozwalającej na rejestrację Dostawcy w Bazie Dostawców oraz braniu udziału w Postępowaniach Zakupowych Administratora Platformy Zakupowej;

2. Umowa dostępu do Platformy Zakupowej – niniejsza umowa zawarta poprzez akceptację Regulaminu i założenie Konta, na podstawie której Administrator Platformy Zakupowej zobowiązuje się do świadczenia Usług na rzecz Dostawcy.

3. Administrator Platformy Zakupowej – Animex Foods Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie adres ul. Chałubińskiego 8 zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla M. ST. Warszawy w Warszawie, pod numerem KRS 0000018550, NIP: 526-246-12-88. Administrator Platformy Zakupowej w ramach Postępowania zakupowego może działać przez swoich należycie umocowanych przedstawicieli;  Adres e-mail Administratora Platformy zakupowej: Witold.Grzesik@animex.pl

4. Administrator Danych Osobowych - w zakresie rozpatrzenia ofert Dostawców są spółki Grupy Animex, związane porozumieniem o współadministracji, dalej: Współadministratorzy. Zgodnie z klauzulą informacyjną umieszczoną na Platformie Zakupowej. Wyciąg z przedmiotowego porozumienia został  opublikowany na stronie www.animex.pl/

5. Platforma Zakupowa - serwis internetowy mieszczący się pod adresem grupasmithfield.logintrade.net o charakterze zamkniętym, udostępniony przez Administratora Platformy Zakupowej, w ramach którego organizowane są aukcje, przesyłane zapytania ofertowe, składane oferty handlowe oraz świadczone inne usługi związane z handlem.

6. Baza Dostawców – baza prowadzona przez Administratora Platformy Zakupowej zawierająca informacje o Dostawcach oraz Sprzedawcach, co w szczególności dotyczy danych kontaktowych, a także historii działań dotyczących udziału w Postępowaniach Zakupowych.

7. Postępowanie Zakupowe – zapytanie, aukcja oraz ogłoszenie publikowane przez Administratora Platformy Zakupowej na Platformie Zakupowej.

8. Dostawca – podmiot będący usługobiorcą w myśl Regulaminu. Dostawcą może być przedsiębiorca tj.

   1. osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą,

   2. wspólnicy spółki cywilnej,

   3. osoba prawna lub

   4. jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Dostawca reprezentowany jest przez Sprzedawcę. Sprzedawca w imieniu Dostawcy akceptuje warunki Regulaminu i rejestruje Dostawcę w Bazie Dostawców Administratora Platformy Zakupowej.

9. Sprzedawca – użytkownik Platformy Zakupowej, który reprezentuje Dostawcę. Sprzedawcą może być:

   1. osoba fizyczna uprawniona do reprezentacji Dostawcy,

   2. sam Dostawca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub będący wspólnikiem spółki cywilnej,

   3. pracownik lub współpracownik Dostawcy, który ma umocowanie do zawarcia Umowy dostępu do Platformy Zakupowej oraz do udziału w Postępowaniach Zakupowych.

10. Konto - prowadzone dla Dostawcy reprezentowanego przez Sprzedawcę pod unikalną nazwą (login) i zabezpieczone hasłem konto będące zbiorem zasobów, w którym gromadzone są dane oraz informacje o działaniach w ramach Platformy Zakupowej.

11. Oferta handlowa - oświadczenie woli Dostawcy reprezentowanego przez należycie umocowanego Sprzedawcę złożone w terminie wyznaczonym przez Administratora Platformy Zakupowej na przyjmowanie ofert w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na Platformie Zakupowej lub ofercie złożonej w trakcie aukcji elektronicznej.

 

CZĘŚĆ I

DOSTĘP DO PLATFORMY ZAKUPOWEJ

 

§ 2

Zawieranie Umowy dostępu do Platformy Zakupowej

1. W celu zawarcia Umowy dostępu do Platformy Zakupowej Sprzedawca rejestruje Konto na Platformie Zakupowej poprzez wypełnienie formularza elektronicznego zawierającego dane Dostawcy i Sprzedawcy.

2. W celu rejestracji Konta Sprzedawca podaje następujące dane Dostawcy:

   1. nazwa firmy Dostawcy;

   2. adres firmy Dostawcy;

   3. NIP Dostawcy;

   4. kategoryzację zakupową;

   5. inne wymagane dane dotyczące Dostawcy.

3. Ponadto Sprzedawca obowiązany jest do podania w celu rejestracji Konta swojego:

   1. imienia i nazwiska;

   2. adresu e-mail.

4. W trakcie procesu rejestracji Administrator Platformy Zakupowej wyśle na e-mail Sprzedawcy wiadomość potwierdzającą założenie Konta. 

5. Administrator Platformy Zakupowej nada Dostawcy login oraz hasło. Sprzedawca w każdym momencie będzie mógł zmienić nadane hasło.  

6. Rejestracja wymaga złożenia następujących oświadczeń:
   a. akceptacji przez Sprzedawcę działającego w imieniu i na rzecz Dostawcy postanowień Regulaminu;
   b. zapoznanie się z klauzulą informacyjną zawierającą zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych w celu rejestracji w Bazie Dostawców oraz brania udziału w Postępowaniach Zakupowych.

7. Za moment zawarcia Umowy dostępu do Platformy Zakupowej uznaje się zatwierdzenie przez Sprzedawcę wypełnionego formularza rejestracyjnego. 

8. Sprzedawca może posiadać wyłącznie jedno Konto na Platformie Zakupowej.

9. Na Platformie Zakupowej Dostawca może być reprezentowany przez kilku Sprzedawców. Każdy ze Sprzedawców może mieć oddzielne Konto.

10. Administrator Platformy Zakupowej może świadczyć Usługi za pomocą swoich podwykonawców, na co Dostawca wyraża zgodę. Administrator Platformy Zakupowej przy świadczeniu Usług korzysta z podwykonawcy jakim jest Logintrade S.A. z siedzibą we Wrocławiu, 54-203 Wrocław, ul. Legnicka 57D lok. B/J, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000438056, NIP 8942953589, REGON 020811830.

 

§ 3

Wymagania techniczne

1. Administrator Platformy Zakupowej gwarantuje prawidłowość funkcjonowania Platformy Zakupowej wyłącznie w przypadku zastosowania następujących przeglądarek internetowych:

   1. Internet Explorer 10 i nowsze;

   2. Edge;

   3. Google Chrome;

   4. Mozilla Firefox;

   5. Opera.

2. Dodatkowo urządzenie służące do korzystania z Platformy Zakupowej powinno spełniać następujące wymagania techniczne:

1. 1. dostęp do sieci internet;

   2. zainstalowana wtyczka flash - flash player;

   3. obsługiwanie przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – ajax;

   4. włączona obsługa JavaScript;

   5. zainstalowany program Acrobat Reader;

   6. zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowsze.

3. Administrator Platformy Zakupowej zaleca korzystać z łącza internetowego powyżej 500 KB/s.

 

§ 4

Zasady korzystania z Platformy Zakupowej

1. Udział w organizowanych Aukcjach lub składanie ofert w odpowiedzi na Zapytania ofertowe z wykorzystaniem Platformy zakupowej możliwy jest wyłącznie dla zarejestrowanych Dostawców i Sprzedawców.

2. Dostawcą  może być osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej,
    w imieniu którego Sprzedawca akceptuje postanowienia

3. Rejestracja i udział w postępowaniach na Platformie zakupowej jest bezpłatny.

4. Przedmiotem zapytania ofertowego, oferty handlowej oraz aukcji mogą być wyłącznie produkty i usługi nie będące w sprzeczności z prawem.

5. Wszelkie działania utrudniające działanie lub powodujące destabilizację Platformy zakupowej są niedopuszczalne.

6. Sprzedawca i Dostawca nie mogą dostarczać na Platformę Zakupową treści o charakterze bezprawnym

§ 5

Rodzaje i zakres Usług świadczonych w ramach Platformy Zakupowej

Administrator w ramach Platformy Zakupowej umożliwia korzystanie Dostawcy z następujących funkcjonalności i Usług:

1. rejestracja danych Dostawcy oraz Sprzedawcy w Bazie Dostawców;

2. otrzymywanie na adres e-mail Sprzedawcy powiadomień o zapytaniach ofertowych Administratora Platformy Zakupowej;

3. otrzymywanie na adres e-mail Sprzedawcy powiadomień o aukcjach elektronicznych Administratora Platformy Zakupowej;

4. możliwość składania przez Sprzedawcę działającego w imieniu i na rzecz Dostawcy Ofert handlowych w ramach zapytań ofertowych oraz aukcji elektronicznych;

5. możliwość komunikacji z Administratorem Platformy Zakupowej w ramach prowadzonych postępowań;

6. otrzymywanie zamówień od Administratora Platformy Zakupowej;

7. potwierdzanie zamówień przez Sprzedawcę działającego w imieniu Dostawcy;

8. wprowadzanie i edytowanie produktów w katalogu elektronicznym przez Sprzedawcę działającego w imieniu Dostawcy; 

9. wprowadzanie faktur elektronicznych przez Sprzedawcę.

 

§ 6

Zobowiązania i odpowiedzialność Administratora Platformy Zakupowej

1. Administrator Platformy Zakupowej świadczy nieprzerwanie Usługi udostępniania Platformy Zakupowej z wyjątkiem przerw technicznych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania serwisu.

2. Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, Administrator Platformy Zakupowej nie odpowiada za szkody powstałe w związku z Platformą Zakupową lub jego użytkowaniem bądź niemożnością użytkowania przez któregokolwiek z Dostawców lub Sprzedawców lub w związku z niewłaściwym działaniem, błędami, brakami, zakłóceniami, defektami, opóźnieniami w operacji lub przekazie, wirusem komputerowym, awarią linii lub systemu.

3. Administrator Platformy Zakupowej ponosi odpowiedzialność wyłącznie za szkody powstałe z winy umyślnej, które powstaną w związku z korzystaniem z Platformy Zakupowej.

4. Administrator Platformy Zakupowej nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie przez Sprzedawcę oraz Dostawcę osobom trzecim nazwy Konta i hasła dostępu do Platformy Zakupowej.

 

§ 7

Reklamacje

1. Dostawca oraz Sprzedawca mogą zgłosić Administratorowi Platformy Zakupowej reklamację w związku z korzystaniem
   z Usług.

2. Reklamacja powinna być złożona w formie elektronicznej na adres e-mail helpdesk@logintrade.net. 

3. Reklamacja powinna zawierać:

   1. imię i nazwisko osoby zgłaszającej;

   2. dane Dostawcy;

   3. domenę Platformy Zakupowej;

   4. opis problemu.

4. Zgłoszenia reklamacyjne powinny być składane niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 5 dni od momentu powstania zdarzenia, którego dotyczy reklamacja.

5. Administrator Platformy Zakupowej rozpatruje reklamacje w terminie do 14 dni roboczych.

6. Administrator Platformy Zakupowej poinformuje Dostawcę lub Sprzedawcę o rozpatrzeniu reklamacji w formie elektronicznej.

7. Postępowania reklamacyjne w imieniu i na zlecenie Administratora Platformy Zakupowej może prowadzić podwykonawca tj. Logintrade S.A.

 

§ 8

Rozwiązywanie Umowy dostępu do Platformy Zakupowej

1. Umowa dostępu do Platformy Zakupowej jest zawarta na czas nieokreślony.

2. Każda ze stron może rozwiązać Umowę dostępu do Platformy Zakupowej z zachowaniem 30 dniowego okresu wypowiedzenia.  

3. Rozwiązanie Umowy dostępu do Platformy Zakupowej następuje poprzez przesłanie oświadczenia woli w formie dokumentowej.

4. Dostawca lub Sprzedawca działający w imieniu Dostawcy mogą przesłać oświadczenie o rozwiązaniu Umowy dostępu do Platformy Zakupowej na adres e-mail helpdesk@logintrade.net.

5. Zamknięcie Konta następuje niezwłocznie po rozwiązaniu Umowy dostępu do Platformy Zakupowej.

6. Zamknięcie Konta nie skutkuje usunięciem danych dotyczących udziału w Postępowaniach Zakupowych widocznych dla Administratora Platformy Zakupowej, a w szczególności: 

   1. otrzymanych zapytań ofertowych;

   2. złożonych Ofert handlowych w odpowiedzi na zapytania oraz w aukcjach elektronicznych;

   3. komunikacji w ramach prowadzonych postępowań.

7. Rozwiązanie Umowy dostępu do Platformy Zakupowej nie wpływa na ważność oraz treść innych umów zawartych między Administratorem Platformy Zakupowej a Dostawcą.

 

 

CZĘŚĆ II

UDZIAŁ W POSTĘPOWANIACH ZAKUPOWYCH

 

§ 9

Aukcje i oferty w aukcjach

1. Aukcje elektroniczne prowadzone na Platformie Zakupowej nie są aukcjami w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

2. Dostawca związany jest ostatnią Ofertą handlową złożoną w trakcie aukcji elektronicznej bez względu na fakt przebicia tejże oferty przez innego dostawcę.

3. Dostawca jest związany treścią złożonej przez siebie Oferty handlowej w aukcji w terminie i na warunkach wskazanych w zasadach danej aukcji.

4. Rodzaj stosowanej aukcji i zasady jej prowadzenia z wykorzystaniem Platformy Zakupowej definiuje Administrator Platformy Zakupowej, ustalając w szczególności:

   1. przedmiot aukcji oraz wymagania dotyczące warunków realizacji;

   2. kryteria oceny ofert;

   3. termin otwarcia oraz termin i warunki zamknięcia aukcji;

   4. minimalne wysokości postąpień;

   5. termin i warunki związania ofertą;

   6. warunki udziału w aukcji.

5. Informacje, o których mowa wyżej będą dostępne dla Dostawców w zaproszeniu do aukcji elektronicznej.

6. Instrukcja udziału w aukcji elektronicznej dostępna będzie w zaproszeniu do aukcji elektronicznej.

7. W toku aukcji prezentowana jest cena oferty lub punktowa ocena oferty złożonej przez Dostawcę oraz cena oferty lub punktowa ocena najkorzystniejszej złożonej oferty.

8. Administrator Platformy Zakupowej zastrzega sobie prawo nieujawniania liczby, nazw dostawców oraz biorących udział w aukcji oraz wartości lub punktowej oceny ofert handlowych.

9. Administratorowi Platformy Zakupowej przysługuje prawo zmiany warunków lub odwołania aukcji przed jej rozpoczęciem oraz prawo unieważnienia lub odstąpienia od aukcji, w całości lub części, również po jej zakończeniu oraz prawo zakończenia aukcji bez dokonania wyboru.

10. Administrator Platformy Zakupowej zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru dostawcy. Zakończenie aukcji nie jest równoznaczne z udzieleniem przybicia.

11. Aukcje prowadzone są w cenach netto lub brutto – zasady i warunki składania ofert określa Administrator Platformy Zakupowej.

12. Administrator Platformy Zakupowej zastrzega sobie prawo do nieodpowiadania na złożone Oferty handlowe. Brak odpowiedzi w terminie związania ofertą oznacza, że Oferta handlowa nie została przyjęta do realizacji.

 

§ 10

Zapytania ofertowe i Oferty handlowe

1. Dostawca jest związany treścią złożonej przez siebie Oferty handlowej w terminie i na warunkach wskazanych w zapytaniu ofertowym.

2. Administratorowi Platformy Zakupowej przysługuje prawo, w każdym czasie, do zmiany warunków lub odwołania lub odstąpienia lub unieważnienia w całości lub w części zapytania ofertowego zgłoszonego z wykorzystaniem Platformy Zakupowej.

3. Administrator Platformy Zakupowej decyduje o tym, czy Sprzedawca w imieniu Dostawcy ma możliwość zmiany już złożonych Ofert handlowych przed upływem ostatecznego terminu składania ofert.

4. Oferty handlowe złożone po upływie terminu składania mogą nie być brane pod uwagę przy wyborze ofert.

5. Oferty handlowe składane są w cenach netto lub brutto – zasady i warunki składania ofert określa Administrator Platformy Zakupowej.

6. Administrator Platformy Zakupowej zastrzega sobie prawo do nieodpowiadania na złożone Oferty handlowe. Brak odpowiedzi w terminie związania ofertą oznacza, że oferta nie została przyjęta do realizacji.

7. Administrator Platformy Zakupowej zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru dostawcy.

8. Dostawca zobowiązuje się do przestrzegania postanowień Kodeksu postępowania w biznesie i etyki firmy oraz Kodeksu postępowania dla dostawców Grupy Animex (oba dokumenty dostępne są na stronie www.animex.pl, w zakładce „Poznaj nas”, w sekcji „Nasze wartości etyczne”). Istotne naruszenie postanowień któregokolwiek z Kodeksów, o których mowa powyżej, przez Dostawcę uprawnia Kupującego do rozwiązania Umowy.

 

§ 11

Zatwierdzanie wyników wyboru ofert, podstawa realizacji

1. Wyniki wyboru Ofert handlowych podlegają zatwierdzeniu przez Administratora Platformy Zakupowej.

2. Administrator Platformy Zakupowej zastrzega sobie prawo unieważnienia w całości lub części przeprowadzonego postępowania.

3. O wynikach wyboru ofert Dostawcy lub Sprzedawcy zostaną powiadomieni drogą elektroniczną.

4. Podstawą realizacji przyjętej Oferty handlowej będzie umowa podpisana przez Administratora Platformy Zakupowej lub pisemne zamówienie przesłane Dostawcy w terminie związania Ofertą handlową.

5. Dostawcy nie przysługuje prawo odwołania się od wyników wyboru ofert oprócz sytuacji, gdy zostało to inaczej zdefiniowane w dokumentacji dotyczącej Postępowania Zakupowego.

 

CZĘŚĆ III

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 12

Tajemnica przedsiębiorstwa

Administrator Platformy Zakupowej zastrzega, iż wszelkie informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne Administratora Platformy Zakupowej lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą dla Administratora Platformy Zakupowej, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, lecz udostępnione Sprzedawcy lub Dostawcy w związku z korzystaniem z Platformy Zakupowej stanowią prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa Administratora Platformy Zakupowej, chyba że Sprzedawca lub Dostawca i Administrator Platformy Zakupowej postanowią inaczej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

 

 

§ 13

Postanowienia końcowe

1. Regulamin staje się wiążący dla Dostawcy z chwilą zarejestrowania Konta na Platformie Zakupowej.

2. Administrator Platformy Zakupowej może zawiesić na czas określony albo nieokreślony Konto w przypadku, gdy działania Dostawcy lub Sprzedawcy:

   1. naruszają postanowienia Regulaminu,

   2. są sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami;

   3. negatywnie wpływają na wizerunek Platformy Zakupowej lub Administratora Platformy Zakupowej;

   4. w inny sposób szkodzą Administratorowi Platformy Zakupowej.

3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem znajdują zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

Spory pomiędzy Dostawcami a Administratorem Platformy Zakupowej rozstrzygane będą przez sądy właściwe dla siedziby Administratora Platformy Zakupowej.

 

§ 14

Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych w zakresie rozpatrzenia ofert Dostawców są spółki Grupy Animex., związane porozumieniem o współadministracji, dalej: Współadministratorzy. Zgodnie z klauzulą informacyjną umieszczoną na Platformie Zakupowej. Wyciąg z przedmiotowego porozumienia został  opublikowany na stronie www.animex.pl.

2. W sprawach związanych z ochroną danych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, adres e-mail: InspektorOD@animex.pl

3. Dane Dostawców i Sprzedawców  są przetwarzane w prawnie w prawnie uzasadnionych celach Współadministratorów, tj.  w celu zapewnienia korzystania z usług i/lub zakupu towarów w najlepszych dostępnych cenach, wykazania należytej staranności przez Współadministratorów przy doborze dostawców oraz weryfikacji tych dostawców pod kątem przestrzegania przez nich przepisów prawa, jak również w celu realizacji polityk korporacyjnych obowiązujących w Grupie Animex oraz do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu prowadzonej przez spółki z Grupy Animex działalności gospodarczej.

4. Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do wykonania usługi, chyba że co innego wynika z przepisów prawa.

5. Dane osobowe podawane są przez Sprzedawcę dobrowolnie, jednak ich podanie jest niezbędnym warunkiem do korzystania z Platformy zakupowej.

6. Dostawca i Sprzedawca  mają prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania poprawiania.

7. Dostawca i Sprzedawca  mają prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także do przenoszenia danych.

8. Dostawca i Sprzedawca  mają prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Skorzystanie z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce przed jej cofnięciem.

9. Dostawca i Sprzedawca  mają prawo zgłoszenia skargi do organu nadzorczego.

10. Administrator nie umożliwia korzystania z usług wskazanych w niniejszym Regulaminie anonimowo lub z wykorzystaniem pseudonimu.

11. Administrator zapewnia ochronę danych osobowych zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.) oraz przepisów krajowych.