Dzień dobry,

Proszę o przedstawienie oferty zgodnie z poniższą specyfikacją.

Informujemy, że interesuje nas tylko współpraca bezpośrednia z hotelem, bez udziału pośredników.

• data: 27/28 luty 2025
• liczba osób: 350 – 400
• zakres usług:

1. NOCLEGI:
- z nocy ze środy na czwartek – ok.1/3 gości
* pokoje 1- osobowe (ok 60)
* pokoje 2- osobowe (ok 10)

- z nocy z czwartku na piątek – wszyscy goście,
- w czwartek możliwość meldunku od 9:00, jeśli nie to prośba o informację czy będzie dostępna bagażownia tylko dla naszych gości
- pokoje 1- osobowe (ok 100)
- pokoje 2- osobowe (ok 150)

2. GASTRONOMIA:

DZIEŃ I:
- przerwa kawowa podczas konferencji – jedna ciągła, całodzienna (kawa z ekspresu, wybór herbat, softy,ciastka, filetowane owoce)
- obiad bufetowy dla całej grupy,
- uroczysta kolacja podczas bankietu – przystawka serwowana, kolacja i pozostałe dania w formie ciepłego i zimnego bufetu,
- open bar na sali bankietowej (piwo, wino, wódka, podstawowe alkohole jak: gin, rum, martini, whiskey itd.). ,
- możliwość zamówienia zewnętrznej usługi lub zorganizowania przez hotel: wózka z lodami, słodkiego stołu, wózka z hot-dogami,

DZIEŃ II:
- śniadanie dla całej grupy, serwowane do godz. 11:00,
- przerwa kawowa do godz. 13:00

-lunch z napojami

3. KONFERENCJA I BANKIET:
- 2 osobne sale – na konferencję i na bankiet,
- lub 1 sala minimum 1400 m2

SALA KONFERENCYJNA:
- w ustawieniu teatralnym,
- z możliwością montaży 2 dni przed wydarzeniem (scena, dekoracje)

SALA BANKIETOWA:
- stoliki okrągłe na ok.9-12 osób,
- z miejscem na: bar (4 stanowiska), bufet, dużą scenę, parkiet (ok.100 m2) i dekoracje,
- z możliwością montaży 2 dni przed wydarzeniem,
- dobrze, aby sala miała w pobliżu foyer z miejscem na ustawienie dekoracji i atrakcji dla gości (fotobudki, automaty do gry, ścianka fotograficzna itp.),
- proszę również o wycenę dodatkowego sprzątania specjalnego (możliwe, że podczas gali wystrzelone zostanie confetti),
 

4. POZOSTAŁE:
• recepcja – chcielibyśmy mieć miejsce na dodatkową recepcję do odznaczenia gości i zbierania od nich zgód RODO,
• wstawka do pokoju – chcielibyśmy, aby po wejściu do pokoju każdy gość znalazł na swoim łóżku upominek,
• parking dla uczestników wydarzenia,
• możliwość rezerwacji Sali na 15 osób w piątek

Jeżeli hotel oferuje dodatkowe usługi i atrakcje (sala kinowa, możliwość zorganizowania pokazów fajerwerków, zaplecze do grupowego gotowania czy inne atrakcje), z których mogłaby skorzystać tak liczna grupa, prosimy o dołączenie ich w formie prezentacji.

Grupa Animex zastrzega, że rozpatrywane będą tylko kompletne oferty spełniające wszystkie wymagania ujęte w niniejszym zapytaniu ofertowym
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia
- swobodnego wyboru oferty.
- odrzucenia którejkolwiek z ofert, rezygnacji i zamknięcia postępowania lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie na każdym etapie postępowania bez dokonania wyboru oferty i bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec oferentów, jak i bez podania przyczyny

Pozdrawiam serdecznie,
Marlena Michalska