Szanowni Państwo,

Animex Foods Sp. z o.o. zaprasza do udziału w postępowaniu dotyczącym wynajmu mobilnej kontenerowej kotłowni na pellet drzewny o mocy minimum 200 kW dla fermy trzody chlewnej w Parczu (gmina Kętrzyn, powiat kętrzyński). Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę, montaż, podłączenie, uruchomienie, serwis oraz wynajem kotłowni wraz z wykonaniem kompletnego węzła cieplnego i wszystkich niezbędnych prac umożliwiających jej prawidłową eksploatację.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego (RFP) i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy z którymkolwiek z Oferentów. Postępowanie ma charakter konkurencyjny i nie jest prowadzone w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Postępowanie ma charakter:
• konkurencyjny
• negocjacyjny

1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w dokumencie ZAK2026001944_Wynajem kotłowni kontenerowej na pellet_Parcz.docx, stanowiącym integralną część niniejszego postępowania. Oferta powinna uwzględniać pełny zakres prac, dostaw, usług oraz dokumentacji wymaganej przez Zamawiającego.

Zakres obejmuje m.in.:

• dostawę mobilnej kontenerowej kotłowni na pellet drzewny o mocy minimum 200 kW,
• transport, rozładunek i ustawienie kotłowni,
• wykonanie kompletnego węzła cieplnego,
• wykonanie wszystkich podłączeń hydraulicznych, elektrycznych oraz sterowniczych,
• przeprowadzenie prób szczelności, rozruchu technologicznego i regulacji układu,
• zapewnienie serwisu przez cały okres obowiązywania najmu,
• demontaż instalacji po zakończeniu okresu najmu. 

Planowany okres wynajmu kotłowni: 01.10.2026 r. – 30.04.2027 r. (7 miesięcy). Zamawiający zastrzega możliwość skrócenia lub wydłużenia okresu najmu zgodnie z warunkami przedstawionymi przez Wykonawcę.

Wizja lokalna

Zamawiający zaleca przeprowadzenie wizji lokalnej przed złożeniem oferty. Złożenie oferty oznacza, że Wykonawca zapoznał się ze stanem istniejącym, warunkami lokalnymi oraz specyfiką obiektu i uwzględnił je w oferowanej cenie. Brak wizji lokalnej nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za prawidłowe określenie zakresu prac, kompletność rozwiązania oraz prawidłową wycenę.

2. Warunki wymagane od oferenta

2.1. Zawarcie umowy w formie pisemnej lub elektronicznej (wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny).
2.2. W przypadku konieczności przekazania dokumentacji technicznej lub innych informacji poufnych wymaganych do przygotowania oferty, Oferent będzie zobowiązany do podpisania umowy o poufności (NDA). W celu uzyskania NDA należy skontaktować się z Zamawiającym wyłącznie poprzez wiadomość na platformie Logintrade.
2.3. Forma przesyłania faktur: e-faktura.
2.4. Oferent powinien posiadać doświadczenie w realizacji podobnych projektów oraz przedstawić wykaz referencyjnych realizacji. 
3. Termin składania i warunki formalne oferty
3.1. Oferty należy składać w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym, wyłącznie z wykorzystaniem platformy zakupowej Logintrade.
3.2. Oferta powinna nadto zawierać:
3.2.1. Szczegółowe zestawienie kosztów
3.2.2. Warunki i termin płatności. W przypadku zaliczki (maksymalnie 30%) wymagane będzie przedstawienie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej zaakceptowanej przez Zamawiającego. Okres obowiązywania gwarancji musi obejmować cały okres realizacji zamówienia oraz dodatkowo 4 tygodnie.
3.2.3. Termin realizacji dostawy i uruchomienia kotłowni.
3.2.4. Warunki gwarancyjne dla dostarczonych urządzeń i wykonanych prac.
3.2.5. Informacje dotyczące serwisu w okresie najmu, w tym:

• czas reakcji serwisowej,
• sposób zgłaszania awarii,
• organizacja wsparcia technicznego,
• koszty serwisu wykraczającego poza zakres podstawowy,
• dostępność serwisu w dni robocze, weekendy i święta.

3.2.6. Prosimy o określenie maksymalnego czasu usunięcia awarii oraz informacji, czy w przypadku awarii uniemożliwiającej pracę kotłowni Wykonawca zapewnia urządzenie zastępcze. W przypadku zapewnienia urządzenia zastępczego prosimy o określenie czasu jego dostawy i uruchomienia.
3.2.7. Karty katalogowe oferowanej kotłowni oraz kotła.
3.2.8. Opis techniczny proponowanego rozwiązania wraz ze schematem technologicznym i schematem podłączenia. 
3.3. Oferty odbiegające od wymogów opisanych w zapytaniu mogą stanowić podstawę do odrzucenia oferty przez Zamawiającego.
4. Przebieg postępowania
4.1. Zamawiający dopuszcza w ramach postępowania podjęcie negocjacji handlowych mających na celu ustalenie wszystkich postanowień docelowej umowy. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.
4.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
4.2.1. zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia,
4.2.2. swobodnego wyboru oferty,
4.2.3. selektywnego wyboru dostawcy,
4.2.4. odmowy podjęcia negocjacji w toku postępowania zakupowego,
4.2.5. odrzucenia którejkolwiek z ofert, rezygnacji i zamknięcia postępowania lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie na każdym etapie postępowania bez dokonania wyboru oferty i bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec oferentów, jak i bez podania przyczyny.
5. Postanowienia końcowe
5.1. Złożenie oferty handlowej jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem przez Oferenta treści niniejszego zaproszenia do składania ofert oraz treści Regulaminu Platformy Zakupowej dostępnego pod adresem: Regulamin Platformy Logintrade.
5.2. Grupa Animex Foods zastrzega, że rozpatrywane będą wyłącznie kompletne oferty spełniające wszystkie wymagania określone w niniejszym postępowaniu.

Wszelka komunikacja, pytania, wnioski o udostępnienie dokumentacji oraz wyjaśnienia należy kierować wyłącznie za pośrednictwem platformy Logintrade.

Z poważaniem

Dominik Ławniczak