Szanowni Państwo,

Animex Foods Sp. z o.o. zaprasza do udziału w postępowaniu dotyczącym zakupu i wdrożenia systemu przeznaczonego do kompleksowej obsługi procesu ewidencji, analizy oraz rozliczania czasu pracy kierowców zawodowych. Przedmiotem postępowania jest wybór rozwiązania informatycznego wspierającego zarządzanie czasem pracy kierowców zawodowych wraz z usługami wdrożeniowymi, szkoleniowymi oraz wsparciem powdrożeniowym.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego (RFP) i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy z którymkolwiek z Oferentów. Postępowanie ma charakter konkurencyjny oraz negocjacyjny i nie jest prowadzone w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Harmonogram postępowania

• Publikacja RFP: 21.08.2026
• Potwierdzenie udziału: 26.08.2026
• Termin zadawania pytań: do 07.09.2026 (wyłącznie przez Logintrade)
• Podpisanie NDA: do 09.09.2026
• Termin publikacji odpowiedzi: 10.09.2026
• Termin składania ofert budżetowych: 15.09.2026

Cel projektu

Celem projektu jest wdrożenie rozwiązania informatycznego wspierającego zarządzanie czasem pracy kierowców zawodowych, wynikające z rekomendacji audytu zewnętrznego oraz potrzeby zwiększenia efektywności, transparentności i kontroli procesów związanych z rozliczaniem czasu pracy kierowców.

Oczekiwane korzyści biznesowe:

• automatyzacja procesów ewidencji i rozliczania czasu pracy kierowców,
• ograniczenie ryzyka błędów w rozliczeniach,
• zwiększenie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
• poprawa kontroli nad naruszeniami czasu pracy i odpoczynków,
• dostęp do bieżącej analizy danych i raportowania. 

Zakres postępowania

Zakres obejmuje dostawę, wdrożenie, konfigurację oraz uruchomienie rozwiązania wspierającego w szczególności:

• pobieranie i analizę danych z tachografów cyfrowych oraz kart kierowców,
• ewidencję czasu pracy kierowców,
• kontrolę zgodności z przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców,
• analizę naruszeń,
• rozliczanie czasu pracy,
• raportowanie operacyjne i zarządcze,
• archiwizację danych. 

Wymagania funkcjonalne

Oferowane rozwiązanie powinno zapewniać minimum:

• automatyczny import danych z tachografów i kart kierowców,
• analizę aktywności kierowców,
• identyfikację naruszeń i generowanie alertów,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• generowanie raportów i zestawień,
• zarządzanie dokumentacją kierowców,
• przechowywanie danych historycznych,
• eksport danych do powszechnie wykorzystywanych formatów.

Wymagania techniczne i integracyjne

Oferowane rozwiązanie powinno:

• umożliwiać integrację z systemami funkcjonującymi w organizacji,
• zapewniać bezpieczne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami,
• spełniać standardowe wymagania bezpieczeństwa IT i ochrony danych,
• być dostępne w modelu SaaS lub On-Premise,
• zapewniać możliwość rozwoju rozwiązania wraz ze wzrostem liczby użytkowników i danych.

Wymagania prawne i compliance

Rozwiązanie powinno zapewniać zgodność z:

• obowiązującymi przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców,
• przepisami transportowymi,
• wymaganiami RODO/GDPR,
• wymaganiami dotyczącymi archiwizacji oraz ochrony danych. 

Zakres wdrożenia

Oferta powinna obejmować:

• analizę przedwdrożeniową,
• konfigurację systemu,
• migrację danych historycznych (jeżeli wymagana),
• testy rozwiązania,
• szkolenia administratorów i użytkowników,
• uruchomienie produkcyjne,
• wsparcie powdrożeniowe.

Wymagania wobec dostawcy

Oferent powinien:

• posiadać doświadczenie w realizacji podobnych wdrożeń,
• przedstawić referencje z wdrożeń systemów wspierających rozliczanie czasu pracy kierowców lub systemów klasy TMS/Fleet/Transport,
• zapewnić dedykowany zespół wdrożeniowy,
• wskazać architekta rozwiązania lub konsultanta odpowiedzialnego za wdrożenie.

SLA i wsparcie

Prosimy o przedstawienie:

• warunków SLA,
• czasów reakcji i usunięcia awarii,
• dostępności serwisu,
• procesu obsługi zgłoszeń,
• sposobu realizacji aktualizacji systemu,
• zakresu wsparcia po uruchomieniu.

Informacje wymagane w ofercie

Prosimy o przedstawienie:

• modelu licencjonowania,
• kosztów wdrożenia,
• kosztów utrzymania i wsparcia,
• kosztów usług dodatkowych,
• warunków aktualizacji systemu,
• opisu architektury rozwiązania,
• harmonogramu wdrożenia,
• listy założeń i ograniczeń rozwiązania. 

Sposób składania ofert

Oferta powinna zawierać:

• opis proponowanego rozwiązania,
• odpowiedzi na wymagania funkcjonalne i techniczne,
• pełną wycenę rozwiązania,
• wskazanie modelu licencjonowania,
• wymagania infrastrukturalne,
• referencje,
• informacje o zespole projektowym.

Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami
• zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie
• swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą
• odrzucenia którejkolwiek z ofert
• rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty
• podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert
• zamawiający zastrzega sobie również prawo do unieważnienia postępowania lub odstąpienia od wyboru Oferenta po ogłoszeniu wyników postępowania, lecz przed zawarciem umowy, bez ponoszenia odpowiedzialności wobec Oferentów.

Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.

Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek