Szanowni Państwo,

Animex Foods Sp. z o.o. zaprasza do udziału w postępowaniu dotyczącym zakupu i wdrożenia systemu przeznaczonego do kompleksowej obsługi procesu ewidencji, analizy oraz rozliczania czasu pracy kierowców zawodowych. Przedmiotem postępowania jest wybór rozwiązania informatycznego wspierającego zarządzanie czasem pracy kierowców zawodowych wraz z usługami wdrożeniowymi, szkoleniowymi oraz wsparciem powdrożeniowym.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego (RFP) i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy z którymkolwiek z Oferentów. Postępowanie ma charakter konkurencyjny oraz negocjacyjny i nie jest prowadzone w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Harmonogram postępowania

• Publikacja RFP: 01.10.2026
• Potwierdzenie udziału: 16.10.2026
• Spotkania doprecyzowujące zakres zapytania ofertowego: 05 - 16.10.2026
• Termin zadawania pytań: do 16.10.2026 (wyłącznie przez Logintrade)
• Podpisanie NDA: do 14.10.2026
• Termin publikacji odpowiedzi: 20.10.2026
• Termin składania ofert budżetowych: 23.10.2026

Cel projektu

Celem projektu jest wdrożenie rozwiązania umożliwiającego:

• automatyczne pozyskiwanie danych z tachografów i kart kierowców,
• ewidencję i rozliczanie czasu pracy kierowców,
• monitorowanie naruszeń przepisów,
• zarządzanie podstawową dokumentacją kierowców,
• raportowanie operacyjne i kontrolne.

Rozwiązanie będzie wykorzystywane do obsługi kierowców zatrudnionych przez Animex Foods.

Zakres funkcjonalny

Oferowane rozwiązanie powinno zapewniać co najmniej:

Tachografy i karty kierowców

• odczyt danych z kart kierowców,
• odczyt danych z tachografów cyfrowych,
• analizę aktywności kierowców,
• identyfikację naruszeń.

Ewidencja czasu pracy

• ewidencję czasu pracy kierowców,
• ewidencję czasu jazdy, przerw i odpoczynków,
• możliwość wprowadzania korekt przez uprawnionych użytkowników,
• rozliczanie czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Raportowanie

• raporty czasu pracy,
• raporty aktywności kierowców,
• raporty naruszeń,
• raporty dla celów zarządczych i kontrolnych.

Dokumentacja kierowców

System powinien umożliwiać ewidencję i monitorowanie terminów ważności m.in.:

• prawa jazdy,
• badań lekarskich,
• badań psychologicznych,
• kwalifikacji zawodowych,
• szkoleń okresowych.

Wymagania obowiązkowe

Rozwiązanie powinno umożliwiać współpracę z wykorzystywanym obecnie systemem Webfleet lub zapewniać równoważny sposób automatycznego pozyskiwania danych z tachografów i kart kierowców.

Wymagania preferowane

Prosimy o opis możliwości integracji z:

• SAP,
• systemami kadrowo-płacowymi,
• usługami REST API lub SOAP,
• wymianą danych poprzez pliki CSV, XLSX lub XML.

Wymagania bezpieczeństwa

Wymagania obowiązkowe:

• zgodność z RODO,
• możliwość zarządzania uprawnieniami użytkowników,
• wykonywanie kopii zapasowych,
• ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem,
• rejestrowanie kluczowych operacji użytkowników.

Wymagania preferowane:

• SSO,
• MFA,
• integracja z Active Directory / Entra ID,
• centralne logowanie i audyt działań użytkowników.

Prosimy o wskazanie, które z powyższych funkcjonalności są dostępne standardowo, które wymagają dodatkowej konfiguracji, a które nie są wspierane.

Zakres wdrożenia

Oferta powinna obejmować:

• analizę przedwdrożeniową,
• konfigurację rozwiązania,
• integracje,
• szkolenia administratorów i użytkowników,
• testy,
• uruchomienie produkcyjne,
• wsparcie powdrożeniowe.

Informacje wymagane w ofercie

Prosimy o przedstawienie:

• opisu rozwiązania,
• architektury systemu,
• modelu licencjonowania,
• kosztów wdrożenia,
• kosztów utrzymania i aktualizacji,
• wymagań infrastrukturalnych,
• referencji z podobnych wdrożeń,
• listy założeń i ograniczeń rozwiązania.

Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami
• zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie
• swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą
• odrzucenia którejkolwiek z ofert
• rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty
• podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert
• zamawiający zastrzega sobie również prawo do unieważnienia postępowania lub odstąpienia od wyboru Oferenta po ogłoszeniu wyników postępowania, lecz przed zawarciem umowy, bez ponoszenia odpowiedzialności wobec Oferentów.

Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.

Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek