Szanowni Państwo,

Zapraszam do udziału w zapytaniu ofertowym dotyczącym wybóru, wdrożenia i utrzymania kompleksowego systemu HR dla Grupy Animex (Animex Foods Sp. z o.o. oraz spółki Grupy Animex)

Celem niniejszego postępowania jest wybór jednego Dostawcy (lub konsorcjum), który dostarczy, wdroży oraz będzie utrzymywał zintegrowany, skalowalny system HR klasy enterprise dla Grupy Animex, obejmujący:

• twardy HR (Kadry, Płace/Payroll, Czas Pracy, ESS/MSS),
• miękki HR (ATS, Onboarding, LMS, Oceny, Cele, Talenty, Zaangażowanie, Portale),
• pełną integrację z ekosystemem IT Zamawiającego (SAP ERP, SAP BW, systemy RCP/KD, Active Directory, MultiCash, Microsoft 365),
• kompletny model TCO (wdrożenie, licencje, utrzymanie, rozwój, SLA).

System ma wspierać dalszy rozwój organizacji, standaryzację procesów HR w Grupie, poprawę doświadczenia pracownika i menedżera, automatyzację procesów oraz wysoką jakość danych zarządczych.

Zakres organizacyjny i ogólny

1. System obejmuje spółki Grupy Animex w Polsce (z możliwością rozszerzenia w przyszłości).
2. System musi obsługiwać kilka tysięcy pracowników (pracownicy produkcyjni, biurowi, menedżerowie).
3. Rozwiązanie może być dostarczone w modelu SaaS / Cloud / On-Prem – preferowany SaaS.
4. Wszystkie oddziały powinny stosować wspólny zestaw praktyk biznesowych z uwzględnieniem różnic wynikających z wewnętrznych uregulowań np. widełki wynagrodzeń;
5. Odstępstwa od wspólnego zbioru praktyk biznesowych powinny być dozwolone tylko wtedy, gdy takie odstępstwo jest konieczne do spełnienia unikalnych wymagań oddziału; 
6. System powinien być skonfigurowany tak, aby umożliwić obsługę funkcji administracyjnych, w tym samoobsługę, zarządzanie czasem pracy we wszystkich oddziałach; 
7. Optymalizację procesów personalnych np. proces kadrowo-płacowy. Optymalizacja współpracy pomiędzy oddziałami a Centrum Usług Płacowych; 
8. Założenie tego projektu to "adoptować, a nie budować". Obecne funkcje systemu kadrowo-płacowego muszą być wykorzystywane w jak największym stopniu.

Zakres funkcjonalny

Twardy HR

System musi obejmować co najmniej:

• Kadry (Core HR),
• Płace (Payroll – zgodność z prawem PL),
• Czas pracy,
• ESS / MSS,
• BHP.

Miękki HR

System musi obejmować zintegrowany zestaw modułów:

• ATS (rekrutacja),
• Onboarding / Preboarding,
• LMS / rozwój,
• Oceny okresowe i 360°,
• Cele i KPI (Performance),
• Talenty i sukcesja,
• Badania zaangażowania,
• Portale pracownika i menedżera.

Szczegółowy zakres miękkiego HR znajduje się w załączniku.

Wymagania techniczne i integracyjne

• architektura modułowa, skalowalna,
• otwarte API,
• wysoka konfigurowalność,
• integracje:
  SAP ERP / SAP BW / RCP‑KD / Active Directory (SSO) / MultiCash / Microsoft 365,
• zgodność z RODO, role, uprawnienia, audyt.

Migracje

• migracja danych twardego i miękkiego HR,
• walidacja i testy migracyjne,
• potwierdzenie poprawności danych przez Zamawiającego.

UX / Mobilność

• nowoczesny, responsywny interfejs,
• dostęp mobilny i kioskowy,
• zgodność z WCAG.

Testy i uruchomienie

• testy FAT / UAT,
• start produkcyjny,
• stabilizacja powdrożeniowa.

SLA i utrzymanie

• wsparcie 8x5 oraz opcjonalnie 24x7,
• zdefiniowane czasy reakcji i usunięcia,
• utrzymanie integracji,
• rozwój systemu.

Wymogi formalne i Logintrade

• złożenie oferty wyłącznie przez Logintrade,
• kompletność formularzy,
• ceny netto,
• ważność oferty min. 90 dni.
• oferent ma możliwość zmiany ilości poszczególnych linii (usług, produktów)
• oferent ma możliwość wycenienia tylko części usług i produktów oraz umieszczania uwag do nich 
• oferent ma możliwość złożenia oferty częściowej, np. tylko "twardy" HR lub tylko "miękki" HR.

Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami,
• zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie,
• swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą,
• odrzucenia którejkolwiek z ofert,
• rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty,
• podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert.

Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.

Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek