Szanowni Państwo,

Animex Foods Sp. z o.o. zaprasza do udziału w postępowaniu dotyczącym wyboru partnera do dostawy, wdrożenia, integracji, migracji danych oraz utrzymania systemu CMMS (Computerized Maintenance Management System) dla zakładów produkcyjnych Grupy Animex w Polsce.

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego (RFP) i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy z którymkolwiek z Oferentów. Postępowanie ma charakter konkurencyjny oraz negocjacyjny i nie jest prowadzone w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Harmonogram zapytania ofertowego

• Publikacja RFP - 20.08.2026
• Potwierdzenie udziału - 26.08.2026
• Podpisanie NDA - do 31.08.2026 
• Termin zadawania pytań: do 04.09.2026 Wszystkie pytania wyłącznie przez Logintrade.
• Termin opublikowania odpowiedzi: 09.09.2026 
• Termin składania ofert budżetowych: 14.09.2026 

Cel projektu i zakres

Celem projektu jest wdrożenie nowoczesnego systemu CMMS wspierającego:

• utrzymanie ruchu,
• zarządzanie majątkiem technicznym,
• planowanie i realizację prac technicznych,
• gospodarkę materiałową dla utrzymania ruchu,
• raportowanie i analizę danych,
• zarządzanie dokumentacją techniczną,
• zarządzanie kompetencjami pracowników technicznych,
• integrację z systemami biznesowymi i produkcyjnymi wykorzystywanymi przez Zamawiającego.

Zakres obejmuje w szczególności:

• dostawę licencji systemu CMMS,
• konfigurację i uruchomienie rozwiązania,
• migrację danych z obecnie wykorzystywanego systemu,
• integrację z systemami korporacyjnymi i produkcyjnymi wykorzystywanymi przez Zamawiającego,
• wdrożenie aplikacji mobilnej,
• wdrożenie funkcjonalności raportowych,
• wdrożenie funkcjonalności gospodarki materiałowej,
• wdrożenie procesów zarządzania pracami technicznymi,
• wdrożenie narzędzi wspierających audyty i kontrole,
• wdrożenie funkcji wspierających zarządzanie kompetencjami,
• dostarczenie urządzeń niezbędnych do realizacji funkcjonalności punktów kontrolnych oraz monitorowania prac technicznych,
• szkolenia użytkowników i administratorów,
• wsparcie powdrożeniowe.

Wymagania funkcjonalne

Oferowane rozwiązanie powinno umożliwiać między innymi:

• zarządzanie obiektami technicznymi,
• zarządzanie dokumentacją techniczną,
• planowanie i realizację zleceń pracy,
• planowanie prac okresowych,
• zarządzanie częściami zamiennymi,
• obsługę zapotrzebowań materiałowych,
• obsługę serwisów zewnętrznych,
• harmonogramowanie pracy zasobów technicznych,
• raportowanie KPI utrzymania ruchu,
• zarządzanie projektami technicznymi,
• dostęp przez aplikację mobilną,
• raportowanie w narzędziach BI,
• integrację z systemami ERP,
• integrację z systemami produkcyjnymi,
• integrację z systemami bezpieczeństwa i kontroli dostępu.

Szczegółowy katalog wymagań funkcjonalnych zostanie przekazany oferentom w formie macierzy wymagań.

Chatbot wspierający użytkowników CMMS (AI Assistant)

System powinien posiadać funkcję chatbota wykorzystującego mechanizmy sztucznej inteligencji wspierające przeszukiwanie oraz analizę informacji zgromadzonych w CMMS, w szczególności:

• dokumentacji techniczno-ruchowej,
• historii zleceń pracy,
• danych obiektów technicznych,
• procedur i instrukcji utrzymania ruchu,
• kart charakterystyki,
• danych zgromadzonych w kartotekach systemowych.

Wymagania dotyczące AI

• każda odpowiedź wygenerowana przez moduł AI musi być jednoznacznie oznaczona jako treść wygenerowana przez sztuczną inteligencję,
• użytkownik musi być informowany, że komunikuje się z funkcją AI,
• system powinien wskazywać źródła wykorzystane do wygenerowania odpowiedzi,
• odpowiedzi generowane przez AI mają charakter pomocniczy i wymagają weryfikacji przez użytkownika,
• administrator systemu musi posiadać możliwość wyłączenia funkcjonalności AI,
• rozwiązanie nie może wykorzystywać danych Zamawiającego do trenowania modeli AI bez odrębnej zgody Zamawiającego,
• dostawca powinien opisać model przetwarzania danych przez AI,
• dostawca powinien wskazać sposób realizacji wymagań wynikających z AI Act,
• system powinien umożliwiać rejestrowanie zapytań i odpowiedzi AI dla celów audytowych,
• dostawca powinien opisać mechanizmy ograniczania błędnych odpowiedzi i tzw. halucynacji AI.

Wymagania bezpieczeństwa

Rozwiązanie powinno zapewniać:

• integrację z korporacyjnym systemem zarządzania tożsamością,
• obsługę SSO,
• obsługę MFA,
• szyfrowanie transmisji danych,
• rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa,
• wykonywanie kopii zapasowych,
• zarządzanie rolami i uprawnieniami,
• zgodność z wymaganiami RODO,
• zgodność ze standardami bezpieczeństwa stosowanymi przy wytwarzaniu oprogramowania,
• możliwość przeprowadzenia testów akceptacyjnych przed uruchomieniem produkcyjnym.

Szczegółowe wymagania bezpieczeństwa zostaną przekazane wybranym oferentom po podpisaniu NDA.

Model kosztowy i TCO

Oferent zobowiązany jest przedstawić całkowity koszt posiadania rozwiązania (TCO) dla okresu minimum 5 lat obejmujący:

• wdrożenie,
• migrację danych,
• integracje,
• licencje,
• utrzymanie,
• wsparcie,
• aktualizacje,
• infrastrukturę,
• urządzenia dodatkowe,
• koszty usług podmiotów trzecich.

Gwarancja i utrzymanie

Oferta powinna zawierać:

• proponowany model gwarancyjny,
• model utrzymania rozwiązania,
• poziomy SLA,
• czasy reakcji i usunięcia awarii,
• sposób świadczenia wsparcia,
• zakres aktualizacji systemu,
• koszty utrzymania dla okresu minimum 5 lat.

Akcelerometry i punkty kontrolne

Oferent powinien zaproponować technologię realizacji funkcjonalności:

• monitorowania realizacji prac technicznych,
• wykrywania braku aktywności użytkownika,
• realizacji obchodów technicznych,
• identyfikacji punktów kontrolnych.

Oferent powinien wskazać:

• proponowaną technologię,
• wymagane urządzenia,
• producentów urządzeń,
• wymagania infrastrukturalne,
• koszty zakupu,
• koszty utrzymania,
• koszty serwisowe.

Wymagania dla dostawców

Oferent powinien:

• posiadać doświadczenie we wdrażaniu systemów CMMS w przedsiębiorstwach produkcyjnych,
• wskazać minimum 3 referencyjne wdrożenia o podobnej skali,
• zapewnić zespół wdrożeniowy z doświadczeniem w realizacji projektów CMMS,
• zapewnić szkolenia użytkowników i administratorów,
• zapewnić wsparcie powdrożeniowe.

Oferta powinna zawierać

• opis rozwiązania,
• uzupełnioną macierz wymagań,
• model kosztowy TCO,
• harmonogram realizacji,
• opis migracji danych,
• opis integracji,
• model gwarancji i utrzymania,
• opis technologii akcelerometrów i punktów kontrolnych,
• opis funkcjonalności AI,
• referencje.

Informacje poufne

Zamawiający zastrzega, że szczegółowe informacje dotyczące:

• architektury środowiska IT,
• infrastruktury technicznej,
• środowisk produkcyjnych,
• wolumenów danych,
• integracji technicznych,
• bezpieczeństwa infrastruktury,
• środowisk OT,
• procesów kontroli dostępu,

będą udostępniane wyłącznie oferentom, którzy podpiszą umowę o zachowaniu poufności (NDA).

Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami
• zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie
• swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą
• odrzucenia którejkolwiek z ofert
• rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty
• podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert
• zamawiający zastrzega sobie również prawo do unieważnienia postępowania lub odstąpienia od wyboru Oferenta po ogłoszeniu wyników postępowania, lecz przed zawarciem umowy, bez ponoszenia odpowiedzialności wobec Oferentów.

Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.

Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek

(Ai)