Dzień dobry,

Proszę o przedstawienie oferty zgodnie z poniższą specyfikacją oraz załącznikami na:

[ZAK/2025/001071]  Hotel - konferencja sprzedażowa i gala 03.2026

• Data: 5-6.03.2026 lub 12-13.03.2026 (lub prośba o propozycję innych terminów śr/cz, czw/pt w marcu 2026)
• Prośba o informację czy dostępna jest sala we wtorek i środę na montaże, oraz czy sala dostępna jest na całodzienne demontaże w piątek. Jeśli nie to do której godziny w piątek musimy wykonać demontaże?
• liczba osób: 350 – 400

1. NOCLEGI:

- z nocy ze środy na czwartek – ok.1/3 gości

* pokoje 1- osobowe (ok 60)

* pokoje 2- osobowe (ok 10)

- z nocy z czwartku na piątek – wszyscy goście,

- w czwartek możliwość meldunku od 9:00, jeśli nie to prośba o informację czy będzie dostępna bagażownia tylko dla naszych gości

- pokoje 1- osobowe (ok 100)

- pokoje 2- osobowe (ok 150)

- pokoje 3- osobowe – czy są dostępne ale z trzema pełnowymiarowymi łóżkami?

2. GASTRONOMIA:

DZIEŃ I:

- 2 przerwy kawowe podczas konferencji – jedna, ciągła, całodzienna,

- obiad bufetowy dla całej grupy,

- uroczysta kolacja podczas bankietu – kolacja i pozostałe dania w formie ciepłego i zimnego bufetu,

- open bar na sali bankietowej 6 godzin (piwo, wino, wódka, podstawowe alkohole jak: gin, rum, martini, whisky, alkohole 0%)

- możliwość zamówienia zewnętrznej usługi: słodkiego stołu, wózka z hot-dogami, waty cukrowej itp.

DZIEŃ II:

- śniadanie dla całej grupy, serwowane do godz. 11:00,

- przerwa kawowa do godz. 13:00

3. KONFERENCJA I BANKIET:

1 sala minimum 1300 m2

SALA KONFERENCYJNA:

- w ustawieniu teatralnym,

- z możliwością montaży 2 dni przed wydarzeniem (scena, dekoracje)

SALA BANKIETOWA:

- stoliki okrągłe na ok. 9-12 osób,

- z miejscem na: bar (4 stanowiska), bufet, dużą scenę, parkiet (ok.100 m2) i dekoracje,

- z możliwością montaży 2 dni przed wydarzeniem,

- dobrze, aby sala miała w pobliżu foyer z miejscem na ustawienie dekoracji i atrakcji dla gości (fotobudki, automaty do gry, ścianka fotograficzna itp.),

4. POZOSTAŁE:

• recepcja – chcielibyśmy mieć miejsce na dodatkową recepcję do odznaczenia gości i zbierania od nich zgód RODO, rozdawania identyfikatorów
• wstawka do pokoju – chcielibyśmy, aby po wejściu do pokoju każdy gość znalazł na swoim łóżku upominek, wstawki rozkładane przed hotel
• parking dla uczestników wydarzenia,
• sala organizacyjna dla agencji – najlepiej blisko Sali bankietowej
• minimum 3 garderoby dla gwiazd/dj/prowadzącego – też w okolicy Sali bankietowej
• prośba o wycenę dyżury strażaka
• proszę również o wycenę dodatkowego sprzątania specjalnego (możliwe, że podczas imprezy wystrzelone zostanie confetti),

Jeżeli hotel oferuje dodatkowe usługi i atrakcje (sala kinowa, możliwość zorganizowania pokazów fajerwerków, zaplecze do grupowego gotowania czy inne atrakcje), z których mogłaby skorzystać tak liczna grupa, prosimy o dołączenie ich w formie prezentacji (może być bez kalkulacji kosztów).

Grupa Animex zastrzega, że rozpatrywane będą tylko kompletne oferty spełniające wszystkie wymagania ujęte w niniejszym zapytaniu ofertowym.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia,
- swobodnego wyboru oferty,
- odrzucenia którejkolwiek z ofert, rezygnacji i zamknięcia postępowania lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie na każdym etapie postępowania bez dokonania wyboru oferty i bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec oferentów, jak i bez podania przyczyny.

Pozdrawiam,

Joanna Chylaszek