Szanowni Państwo,

Postępowanie: Wybór, wdrożenie i utrzymanie kompleksowego systemu HR dla Grupy Animex

Tryb: RFP – zapytanie ofertowe (publikacja na platformie Logintrade)

Zamawiający: Animex Foods Sp. z o.o. oraz spółki Grupy Animex

---

1. Cel postępowania i kontekst biznesowy

Celem niniejszego postępowania jest wybór jednego Dostawcy (lub konsorcjum), który dostarczy, wdroży oraz będzie utrzymywał zintegrowany, skalowalny system HR klasy enterprise dla Grupy Animex, obejmujący:

• twardy HR (Kadry, Płace/Payroll, Czas Pracy, ESS/MSS),
• miękki HR (ATS, Onboarding, LMS, Oceny, Cele, Talenty, Zaangażowanie, Portale),
• pełną integrację z ekosystemem IT Zamawiającego (SAP ERP, SAP BW, systemy RCP/KD, Active Directory, MultiCash, Microsoft 365),
• kompletny model TCO (wdrożenie, licencje, utrzymanie, rozwój, SLA).

System ma wspierać dalszy rozwój organizacji, standaryzację procesów HR w Grupie, poprawę doświadczenia pracownika i menedżera (EX), automatyzację procesów oraz wysoką jakość danych zarządczych.

---

2. Zakres organizacyjny i ogólny

1. System obejmuje spółki Grupy Animex w Polsce (z możliwością rozszerzenia w przyszłości).
2. System musi obsługiwać kilka tysięcy pracowników (pracownicy produkcyjni, biurowi, menedżerowie).
3. Rozwiązanie może być dostarczone w modelu SaaS / Cloud / On-Prem – preferowany SaaS.
4. Wszystkie oddziały powinny stosować wspólny zestaw praktyk biznesowych z uwzględnieniem różnic wynikających z wewnętrznych uregulowań np. widełki wynagrodzeń;
5. Odstępstwa od wspólnego zbioru praktyk biznesowych powinny być dozwolone tylko wtedy, gdy takie odstępstwo jest konieczne do spełnienia unikalnych wymagań oddziału; 
6. System powinien być skonfigurowany tak, aby umożliwić obsługę funkcji administracyjnych, w tym samoobsługę, zarządzanie czasem pracy we wszystkich oddziałach; 
7. Optymalizację procesów personalnych np. proces kadrowo-płacowy. Optymalizacja współpracy pomiędzy oddziałami a Centrum Usług Płacowych; 
8. Założenie tego projektu to "adoptować, a nie budować". Obecne funkcje systemu kadrowo-płacowego muszą być wykorzystywane w jak największym stopniu.

---

3. Szczegółowy zakres – Twardy HR

3.1 Kadry (Core HR)

• pełna ewidencja danych osobowych i kadrowych,
• struktura organizacyjna (wielopoziomowa, macierzowa),
• historia zmian, wersjonowanie danych,
• obsługa różnych typów umów i form zatrudnienia,
• akta osobowe (elektroniczne),
• raportowanie i analityka HR.

3.2 Płace (Payroll)

• naliczanie wynagrodzeń zgodnie z polskim prawem,
• obsługa wielu list płac,
• składniki płacowe, potrącenia, benefity,
• deklaracje ZUS, PIT, PPK,
• integracja z MultiCash / bankowością.

3.3 Czas Pracy

• grafiki i harmonogramy,
• obsługa systemów równoważnych i zmianowych,
• ewidencja absencji,
• integracja z systemami RCP/KD.

3.4 ESS / MSS

• samoobsługa pracownicza (dane, wnioski, dokumenty),
• samoobsługa menedżerska (zatwierdzanie, raporty, zespół),
• obieg wniosków kadrowych,
• moduł BHP.

---

4. Szczegółowy zakres – Miękki HR (zgodnie z „Zakresem Miękkiego HR”)

4.1 Rekrutacja (ATS)

• publikacja ogłoszeń (www, portale, SM),
• zarządzanie kandydatami i procesami,
• RODO, zgody, raporty,
• integracja z onboardingiem.

4.2 Onboarding / Preboarding

• checklisty i zadania,
• workflow między HR, IT, przełożonym,
• automatyczne konta, dokumenty, szkolenia startowe.

4.3 Szkolenia / LMS

• katalog szkoleń,
• szkolenia e-learning i stacjonarne,
• certyfikacje, BHP,
• raporty kompetencyjne.

4.4 Oceny okresowe i 360°

• elastyczne formularze,
• cykle ocen,
• cele indywidualne i zespołowe,
• powiązanie z talentami.

4.5 Cele, KPI i Performance

• definiowanie celów,
• kaskadowanie,
• monitoring realizacji.

4.6 Talenty i sukcesja

• matryce kompetencji,
• identyfikacja talentów,
• planowanie sukcesji.

4.7 Zaangażowanie

• ankiety,
• puls-check,
• analiza trendów.

4.8 Portale i komunikacja

• portal pracownika,
• portal menedżera,
• komunikacja wewnętrzna,
• baza wiedzy.

---

5. Wymagania funkcjonalne i techniczne

• architektura modułowa,
• otwarte API,
• konfigurowalność bez programowania,
• raportowanie standardowe i ad hoc.

---

6. Integracje i bezpieczeństwo

• SAP ERP (HR/FI), SAP BW,
• systemy RCP/KD,
• Active Directory (SSO),
• MultiCash,
• Microsoft 365 (Teams, Outlook, SharePoint),
• zgodność z RODO,
• role i uprawnienia,
• audyt i logi.

---

7. Migracje danych

• dane kadrowe,
• dane płacowe,
• czas pracy,
• dane miękkiego HR,
• walidacja i testy migracyjne.

---

8. UX / EX / Mobilność

• responsywny interfejs,
• aplikacja mobilna,
• kiosk pracowniczy,
• dostępność (WCAG).

---

9. Dokumentacja, testy i stabilizacja

• dokumentacja użytkowa i techniczna,
• FAT / SAT,
• UAT z udziałem Zamawiającego,
• stabilizacja powdrożeniowa.

---

10. Zespół Dostawcy

• kierownik projektu,
• konsultanci HR / Payroll,
• architekt integracji,
• wsparcie techniczne.

---

11. SLA i Support

• 8x5 oraz 24x7,
• czasy reakcji i usunięcia,
• utrzymanie integracji,
• rozwój systemu.

---

12. Wymogi formalne i Logintrade

• złożenie oferty wyłącznie przez Logintrade,
• kompletność formularzy,
• ceny netto,
• ważność oferty min. 90 dni.
• oferent ma możliwość zmiany ilości poszczególnych linii (usług, produktów)
• oferent ma możliwość wycenienia tylko części usług i produktów oraz umieszczania uwag do nich 
• oferent ma możliwość złożenia oferty częściowej, np. tylko "twardy" HR lub tylko "miękki" HR.

---

Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej

---

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami,
• zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie,
• swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą,
• odrzucenia którejkolwiek z ofert,
• rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty,
• podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert.

Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.

Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek