Szanowni Państwo,

Celem Animex Holding jest stworzenie i zaimplementowanie zintegrowanego modelu i narzędzia do zarządzania promocjami dla wszystkich podmiotów wchodzących w skład grupy Animex Foods obejmującego planowanie, realizację oraz analizę efektu końcowego promocji. Aby go osiągnąć odpowiednie spółki grupy Animex w Polsce będą uczestniczyć w tym projekcie, a po ukończeniu budowy modelu i narzędzia każda z nich będzie uczestniczyła w uruchomieniu produkcyjnym.

Aby zrozumieć wymaganą funkcjonalność realizowanych procesów w zakresie zarządzania promocjami w grupie Animex Foods przeprowadzono warsztaty, które posłużyły za podstawę do opracowania wymagań niniejszego zapytania ofertowego. Podczas warsztatów zidentyfikowano i udokumentowano zakres procesowy (w miarę możliwości na poziomie kategorii), omówiono wymagania, sposób ich realizacji oraz przeprowadzono wstępne planowanie przedsięwzięcia.

Głównym beneficjentem rozwiązania jest Dział Sprzedaży. Biznesowym celem budowy narzędzia są:

• zwiększenie marży uzyskiwanej na sprzedaży promocyjnej;
• zapewnienie pełnej dostępności towaru w ilości uzgodnionej z klientem;
• możliwość oceny efektywności podejmowanych działań promocyjnych;
• znacząca poprawa komunikacji między różnymi obszarami w ramach grupy Animex Foods.

Dodatkowo, dzięki wdrożeniu tego narzędzia chcemy:

• zredukować do minimum błędy w planowaniu
• skrócić czas przepływu informacji między interesariuszami
• dokonać cyfryzacji całego procesu
• stworzyć jednolitą bazę promocji – zamiast obecnie tworzonych kilku w różnych obszarach

Listę wymagań będących w zakresie przedsięwzięcia można znaleźć w Załączniku 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

Wynikiem niniejszego zapytania jest dostarczenie podmiotom grupy Animex w Polsce jednego modelu, który w sposób zintegrowany umożliwi obsługę procesów biznesowych związanych z zarządzaniem promocjami. Działania muszą spełniać następujące kryteria:

• Tam, gdzie to możliwe, wszystkie oddziały w różnych lokalizacjach powinny stosować wspólny zestaw praktyk biznesowych. Naszym pierwszym pomysłem jest zastosowanie dostępnych na rynku rozwiązań CRM z funkcjonalnościami TPM (Trade Promotion Management), jednak jesteśmy otwarci na alternatywne rozwiązania dla branży spożywczej. Dlatego potencjalny partner, którego szukamy, w oparciu o swoje własne doświadczenie, może zaoferować inne rozwiązanie branżowe.
• Odstępstwa od wspólnego zbioru praktyk biznesowych powinny być dozwolone tylko wtedy, gdy takie odstępstwo jest konieczne do spełnienia unikalnych wymagań;
• System powinien być skonfigurowany tak, aby umożliwić obsługę funkcji administracyjnych, w tym księgowości, kredytów, należności, zobowiązań, zarządzania danymi podstawowymi, przy wykorzystaniu usług Centrum Usług Wspólnych we wszystkich działach;
• Założenie tego projektu to "adoptować, a nie budować". Standardowe funkcje CRM (TPM) muszą być wykorzystywane w jak największym stopniu.

Obecnie promocje zgłaszane są mailowo przez Dział Sprzedaży do zmiennej liczby odbiorców. Powoduje to chaos oraz duplikowanie pracy. Chcemy mieć ten proces w pełni cyfrowy, co zapewni lepszą i sprawniejszą komunikację oraz przewagę konkurencyjną. Dodatkowo, narzędzie ma umożliwić nam oznaczanie nam tej części sprzedaży, która była promocją (promo), wyróżniając ją tym samym od sprzedaży bazowej (baseline). W kolejnym kroku chcemy mieć możliwość monitorowania wyników promocji, aby oceniać ich efektywność i wpływ na wynik finansowy.

Zakładamy, że główne funkcjonalności związane z Systemem Zarządzania Promocjami zostaną zrealizowane w oparciu o zewnętrzny CRM z funkcjami TPM w integracji z SAP ECC. Obecnie w grupie Animex Holding wykorzystywany jest system SAP ECC 6.08 EHP 8 SPS 22  oraz baza danych DB2 w wersji 11.5. 

OGÓLNE HARMONOGRAMY

Zapytania:

1. RFP Release - 26 listopada 2024 r.
2. Partner potwierdza zamiar udzielenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe - 30 listopada 2024 r.
3. Termin składania przez partnerów wszelkich pytań dotyczących RFP - 04 grudnia 2024 r.
4. Odpowiedzi Animex na pytania dotyczące zapytania ofertowego - 10 grudnia 2024 r.
5. Prezentacja DEMO proponowanego rozwiązania - około 17 stycznia 2025 r. (prezentacja DEMO nie jest 
6. Termin składania ofert do Animex - 31 stycznia 2025 r.

W ramach przygotowywanej oferty partner zaprezentuje DEMO rozwiązania w oparciu o wybrany przypadek użycia łączący elementy funkcjonalności TPM oraz CRM i work-flow.

Po dokonaniu wstępnej oceny ofert Animex podejmie rozmowy z więcej niż jednym partnerem i poprosi go o przygotowanie Proof of Concept wybranego rozwiązania na poniższych zasadach:

• Proof of Concept wybranego rozwiązania dla kluczowych funkcjonalności, np. wprowadzanie promocji do systemu i zarządzanie kalendarzem promocji oraz zarządzanie zadaniami i komunikacja wewnątrz platformy,
• PoC wykonany zostanie w oparciu o wytyczne i na podstawie przekazanych przez Animex Foods danych,
• Minimalizacja prac integracyjnych, ew. inicjalne zasilenie batchowe

Animex może podpisać umowę z jednym lub kilkoma partnerami, żadnym z nich lub dowolnym podmiotem lub podmiotami, które nie złożyły oferty. Ani Animex, ani żaden z partnerów nie ma żadnych wiążących zobowiązań wobec drugiej strony do czasu zawarcia umowy.

Ogólny harmonogram projektu

• Przygotowanie wdrożenia i wykonanie Proof Of Concept – luty 2025
• Uzgodnienie priorytetów wdrożenia i ułożenie planu całości projektu – na etapie podpisywanie umowy
• Zarządzanie zmianą organizacyjną – równolegle, od momentu podpisania umowy
• Wdrożenie produkcyjne MVP – wrzesień 2025

Partner zaproponuje w ofercie harmonogram projektu z uwzględnieniem powyższych dat

Animex poszukuje partnera, który wniesie do tego projektu doświadczony zespół ekspertów merytorycznych. partner będzie współpracował z działem IT Animex i przedstawicielami biznesu, aby z powodzeniem zbudować rozwiązanie do zarządzania promocjami w grupie Animex Foods, zgodnie ze zdefiniowanymi wymaganiami biznesowymi i najlepszymi praktykami.

Ponadto Animex oczekuje od swojego partnera następujących działań w trakcie realizacji projektu:

• Wysoko wykwalifikowany personel: Animex oczekuje, że w projekcie uczestniczyć będzie wysoko wykwalifikowany, doświadczony personel. Kluczowe zasoby muszą być dostępne w momencie rozpoczęcia projektu.
• Znajomość rozwiązań CRM/TPM i SAP ECC: Animex oczekuje od zespołu partnera bardzo dobrej znajomości proponowanego rozwiązania CRM/TPM i SAP ECC.
• Wytyczne dotyczące najlepszych praktyk: Animex oczekuje od partnera zrozumienia i przestrzegania najlepszych praktyk branżowych w zakresie wdrażania systemu CRM/TPM.
• Umiejętności komunikacji i współpracy: Zasoby partner musi biegle posługiwać się językiem polskim w mowie i piśmie. Partner musi pracować w sposób wysoce zorientowany na współpracę zespołową z przedstawicielami Animex IT i biznesu.
• Lokalizacja pracy: Aby być skutecznym, członkowie zespołu partnera będą musieli pracować w siedzibach Animex w Polsce, gdy wymagane są wspólne działania.
• Obiektywizm: partner musi być w pełni obiektywny zarówno z perspektywy technologii, jak i podejścia wdrożeniowego. Partner musi opracować rozwiązania, które najlepiej odpowiadają potrzebom biznesowym Animex.
• Partnerstwo / transfer wiedzy: Animex musi odgrywać znaczącą rolę w tym projekcie, a po jego zakończeniu kierownictwo i pracownicy Animex muszą być w stanie posługiwać się autonomicznie wdrożonym systemem. Ma to być możliwe dzięki odpowiedniemu przygotowaniu zespołu Animex i transferowi szczegółowej wiedzy o rozwiązaniu do pracowników Animex.

​Animex oczekuje, że oferent załączy do oferty opis metodyki proponowanej do realizacji oferowanego projektu. Jako część oferty partner powinien załączyć matrycę RACI przedstawiającą główne zadania projektowe i odpowiadające im oczekiwane zakresy odpowiedzialności w podziale na fazy projektu i strumienie prac wspierających projekt w postaci dokumentu – Proponowana Matryca Odpowiedzialności, która zostanie uzgodniona z Animex Holding i dołączona do umowy.

Wszelkie terminy prezentacji, spotkania, pytania, prośby, terminy proszę składać za pośrednictwem platformy zakupowej

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia.
• swobodnego wyboru oferty.
• odrzucenia którejkolwiek z ofert, rezygnacji i zamknięcia postępowania lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie na każdym etapie postępowania bez dokonania wyboru oferty i bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec oferentów, jak i bez podania przyczyny.

Pozdrawiam serdecznie, Artur Kaczmarek