Szanowni Państwo,

Niniejsze zapytanie ofertowe („RFP”) dotyczy wyboru partnera technologiczno‑wdrożeniowego odpowiedzialnego za koncepcję, konfigurację oraz wdrożenie systemu HR obejmującego tzw. moduły miękkie dla podmiotów Grupy Animex w Polsce.

Grupa Animex jest wiodącą organizacją produkcyjną w Polsce, działającą w wielu lokalizacjach i w ramach 26 obszarów kadrowych (oddzielnych pracodawców).

Aktualnie:

• procesy kadrowo‑płacowe realizowane są głównie w SAP HCM,
• procesy HR miękkiego są rozproszone organizacyjnie i systemowo.

Celem postępowania jest wybór rozwiązania, które umożliwi centralną standaryzację procesów HR miękkiego, przy jednoczesnym zachowaniu niezbędnych różnic lokalnych. 

Główne cele projektu obejmują:

• wdrożenie jednego wspólnego modelu procesów HR miękkiego dla wszystkich podmiotów w Polsce,
• standaryzację i uproszczenie procesów HR,
• zwiększenie transparentności i jakości danych HR,
• usprawnienie współpracy pomiędzy HR, menedżerami oraz pracownikami,
• zwiększenie poziomu samoobsługi (ESS/MSS),
• wykorzystanie standardowych funkcji systemu zgodnie z zasadą
  „adoptować, a nie budować”.

Oczekujemy oferty obejmującej wdrożenie – w całości lub częściowo – następujących obszarów funkcjonalnych wraz z orientacyjnymi wolumenami użytkowników:

• rekrutacja,- z działu HR ok 100 użytkowników
• onboarding,- ok 3000 użytkowników
• zarządzanie przez cele (MBO), - 2000 użytkowników
• oceny pracownicze (w tym dla pracowników produkcyjnych), ok 12000 użytkowników
• sukcesja i rozwój talentów, ok 12000 użytkowników
• szkolenia, ok 12000 użytkowników
• badania opinii, ok 12000 użytkowników
• zarządzanie wynagrodzeniami i podwyżkami, - ok 15 użytkowników
• samoobsługa pracownicza i menedżerska (ESS/MSS), - ok 12000 użytkowników
• elektroniczny obieg wniosków kadrowych – ok 6000 użytkowników

Uwagi kluczowe:

• podane wartości mają charakter referencyjny do wyceny i porównywalności ofert;
• nie wszystkie moduły muszą zostać wdrożone jednocześnie;
• ostateczny zakres modułowy będzie wynikiem etapu analizy przedwdrożeniowej.

System powinien:

• umożliwiać pracę w wielu językach interfejsu (min. PL, UA, RU, EN),
• obsługiwać różnice pomiędzy obszarami kadrowymi przy zachowaniu jednego standardu procesowego,
• umożliwiać dalszą skalowalność użytkowników i funkcjonalności.

Rozwiązanie musi integrować się co najmniej z:

• systemem kadrowo‑płacowym (aktualnie SAP HCM),
• SAP ERP,
• SAP BW (raportowanie).

Partner zobowiązany jest przedstawić:

• rekomendowaną architekturę rozwiązania,
• model licencjonowania (w tym scenariusze wzrostu / spadku wolumenu),
• wymagania infrastrukturalne (on‑prem / cloud / SaaS – zgodnie z ofertą).

Oferta powinna zawierać opis:

• metodyki wdrożenia (preferowane podejście etapowe / iteracyjne),
• podejścia do analizy przedwdrożeniowej (fit‑to‑standard),
• zarządzania zmianą organizacyjną,
• migracji danych,
• testów,
• szkoleń i transferu wiedzy.

Animex dopuszcza modyfikację harmonogramu pod warunkiem jej merytorycznego uzasadnienia.

Partner powinien:

• posiadać udokumentowane doświadczenie w projektach HR dla organizacji produkcyjnych,
• wykazać doświadczenie w środowisku wielotysięcznej populacji pracowniczej,
• zapewnić stabilny i doświadczony zespół projektowy,
• realizować projekt w ścisłej współpracy z IT i biznesem Animex,
• zapewnić realny transfer wiedzy do zespołów wewnętrznych,
• prowadzić projekt w języku polskim.

Oferta powinna zawierać co najmniej:

1. opis proponowanego rozwiązania i architektury,
2. mapowanie funkcjonalne do zakresu RFP,
3. metodykę realizacji projektu,
4. propozycję harmonogramu,
5. opis zespołu projektowego,
6. doświadczenie i referencje,
7. szczegółową wycenę, obejmującą:
   • wdrożenie,
   • licencje,
   • utrzymanie,
   • opcje rozwojowe,
8. założenia licencyjne i wolumenowe,
9. potwierdzenie zgodności z wymaganiami RFP,
10. kluczowe założenia kontraktowe.

Ocena ofert będzie prowadzona wielokryterialnie, z uwzględnieniem m.in.:

• dopasowania funkcjonalnego do procesów produkcyjnych,
• jakości architektury i skalowalności,
• doświadczenia partnera i zespołu,
• metodyki realizacji,
• 5‑letniego TCO,
• zgodności z wymaganiami formalno‑kontraktowymi.

Informacje formalne

• oferty należy składać za pośrednictwem platformy zakupowej Animex,
• oferta powinna być ważna minimum 180 dni. 

Wszelkie pytania proszę kierować za pośrednictwem platformy zakupowej

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• prowadzenia negocjacji warunków handlowych i/lub technicznych z wybranymi Oferentami,
• zmiany zakresu postępowania zakupowego oraz sposobu jego prowadzenia na każdym etapie,
• swobodnego wyboru oferty, w tym wyboru oferty, która nie jest ofertą najtańszą,
• odrzucenia którejkolwiek z ofert,
• rezygnacji z postępowania, jego zamknięcia lub odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, na każdym etapie postępowania, bez dokonania wyboru oferty,
• podjęcia powyższych działań bez jakiejkolwiek odpowiedzialności wobec Oferentów, w szczególności bez obowiązku podania przyczyny oraz bez obowiązku pokrywania kosztów przygotowania ofert.

Złożenie oferty oznacza akceptację powyższych zasad postępowania.